To, co odróżnia księgowość podwójną od innych systemów ewidencji, jest stosowanie w zapisie tylko podwójnego zapisu każdej operacji gospodarczej, którą można wyrazić w pieniądzu. Metoda podwójnego zapisu lub bilansowa polega na ewidencji i grupowaniu wszystkich gospodarczych dwustronnie i równoważnie. Wymaga także od prowadzącego ścisłego przestrzegania reguł i zasad takich jak: dokonywanie zapisów księgowych w odpowiednich do tego celu urządzeniach księgowych, przestrzeganie obowiązujących reguł i zasad formalnych, okresowe kontrole bilansowe kont a tym samym przestrzeganie zasady ciągłości bilansowej i kompletności ewidencji oraz okresową weryfikację stanów ewidencyjnych na podstawie inwentaryzacji.
Księgowość podwójna umożliwia sporządzanie udokumentowanych i powiązanych sprawozdań ze stanu majątkowego i źródeł jego pochodzenia w określonym czasie na podstawie przebiegu procesów gospodarczych.
Taki system pozwala określić wynik finansowy działalności dwukrotnie i niezależnie od siebie:
- w bilansie porównującym aktywa i pasywa;
- w rachunku wyników będącym rezultatem zestawienia przychodów i kosztów.